E-mailhandtekening: het meest vergeten instrument in B2B-marketing

Iedere dag sturen jouw collega’s tientallen, zo niet honderden e-mails naar klanten, prospects en partners. En vrijwel elke e-mail eindigt op dezelfde manier: met een handtekening. Wat vaak vergeten wordt: juist díe handtekening is een mini-campagne op zich. Een gratis, continu zichtbaar marketingkanaal.

En nee, dan hebben we het niet alleen over iemands naam, functie en telefoonnummer. Juist de mogelijkheid om klikbare, waardevolle content toe te voegen maakt van de e-mailhandtekening een waardevol marketinginstrument. Denk aan een banner die verwijst naar een nieuw event, een whitepaper, klantverhaal of vacature. Je creëert zo duizenden gratis touchpoints per dag, zonder dat iemand daarvoor op ‘verzenden’ hoeft te klikken. In B2B wordt dit kanaal nog opvallend weinig benut. En dat is zonde.

De cijfers liegen er niet om

• Gemiddeld ontvangt een kantoormedewerker 121 e-mails per dag en verzendt hij/zij er 40.
  Bron: CloudHQ, 2025.
• 83% van de B2B-kopers geeft aan dat zij graag per e-mail benaderd worden door leveranciers.
  Bron: The Insight Collective, 2024.
• 75% van de bedrijven gebruikt geen centraal beheerde e-mailhandtekening. Gevolg: inconsistent gebruik van logo’s, oude banners of verouderde contactgegevens.
  Bron: Wisestamp, 2024.

Met andere woorden: je hebt dagelijks duizenden contactmomenten via e-mails, maar in veel organisaties ontbreekt de manier om deze professioneel en effectief in te zetten.

Waarom is de e-mailhandtekening zo krachtig?

• Hoge zichtbaarheid: gemiddeld wordt een e-mail tot 5 keer geopend in B2B-contacttrajecten. Jouw handtekening wordt dus herhaaldelijk gezien.
• Hoge geloofwaardigheid: een persoonlijke e-mail van jouw collega heeft automatisch meer vertrouwen dan een banner of LinkedIn-advertentie.
• Laagdrempelig en kostenneutraal: je hoeft geen extra marketingbudget vrij te maken. De infrastructuur is er al.

Voorbeelden

De kracht van de e-mailhandtekening zit in de relevantie en actualiteit van wat je deelt. Denk verder dan alleen contactgegevens, gebruik dit mini-marketingkanaal om waardevolle content en campagnes onder de aandacht te brengen. Enkele ideeën:

• Events & webinars: nodig klanten en prospects uit voor een aankomend event, webinar of beursdeelname.
• Whitepapers & e-books: deel kennis en thought leadership via een downloadbare whitepaper of e-book.
• Klantverhalen & cases: laat zien hoe je klanten helpt met concrete resultaten.
• Blogs & artikelen: leid contactpersonen naar inspirerende content of recente inzichten.
• Video’s: deel een korte introductievideo, klantcase of productdemo voor extra betrokkenheid
• Afspraak inplannen: maak het makkelijk voor klanten om direct een meeting te boeken.
• Social media posts: verwijs naar je meest populaire LinkedIn- of Instagram-posts.
• Vacatures: ben je op zoek naar nieuw talent? Zet een spotlight op actuele vacatures.
• Campagnes & acties: breng tijdelijke promoties of seizoenscampagnes onder de aandacht.
• MVO-initiatieven: deel maatschappelijke of duurzame initiatieven om je merk te versterken.

Meetbaar resultaat

Zoals bij elk marketingkanaal wil je natuurlijk weten: werkt het? Dit kun je eenvoudig meten:

• Gebruik UTM-tags in je links, zodat je in Google Analytics ziet hoeveel verkeer en conversies via de handtekening komen.
• Tools met dashboards (zoals Exclaimer of Letsignit) tonen weergaven, clicks en klikratio’s per campagne.
• Wanneer je links naar landingspagina’s met formulieren gebruikt, kun je doorkliks koppelen aan leads in je CRM. Zo zie je direct hoeveel leads via dit kanaal binnenkomen.

Slimmer organiseren met tools

In de praktijk zien we vaak dat medewerkers zelf prutsen aan hun e-mailhandtekening. De één gebruikt het oude logo, de ander vergeet het telefoonnummer bij te werken. Dat leidt tot een rommelige uitstraling en gemiste marketingkansen.

Gelukkig zijn er tools waarmee je dit professioneel kunt aanpakken:

• Centraal beheer van alle e-mailhandtekeningen binnen Microsoft 365 of Exchange.
• Automatische koppeling met bedrijfsdirectory: naam, functietitel, telefoonnummer en profielfoto worden automatisch ingeladen en actueel gehouden.
• Campagne- en bannerrotatie: je marketingafdeling kan eenvoudig banners of acties toevoegen zonder dat medewerkers hun eigen handtekening hoeven aan te passen.
• Differentiaties mogelijk per label of afdeling: zo kun je bijvoorbeeld voor sales andere CTA’s tonen dan voor HR.

De kracht van de e-mailhandtekening

In de wereld van B2B-marketing besteden we veel tijd en budget aan kanalen als LinkedIn, contentmarketing en SEA. Terecht. Maar vergeet het meest constante en persoonlijke contactmoment niet: de e-mailhandtekening.

Het is tijd om dit onderschatte kanaal strategisch in te zetten.